黄河河务科技档案分类及归档办法（试行）

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打印 2008-06-16 18:14 来源：黄河报·黄河网

为规范黄河河务科技档案管理工作，确保归档文件材料的完整、准确、系统与安全，根据《中华人民共和国档案法》、国家及水利部有关档案工作的法规和标准，结合黄委实际，特制定本办法。

一、适用范围

本办法适用于山东、河南、山西、陕西河务局及所属的建设单位、水管单位、养护公司和设计院。

二、黄河河务科技档案分类

1.日常维修养护类（代码为GR）

2.专项维修养护类（代码为GZ）

3.工程建设项目类（代码为GC）

4.工程规划设计类（代码为GS）

三、黄河河务科技文件材料的归档范围与保管期限

1.日常维修养护类文件材料的归档范围及保管期限见附表一。

2.专项维修养护类文件材料的归档范围及保管期限见附表二。

3.工程建设项目类文件材料归档范围及保管期限参照“水办[2005]480号《关于印发水利工程建设项

目档案管理规定的通知》附件三”执行，见附表三。

4.工程规划设计类文件材料归档范围及保管期限见附表四。

四、黄河河务科技档案档号的编制

1.日常维修养护类档案档号的编制为：类别代码－年度－案卷流水号，如GR-2007-1.2.3…ｎ

2.专项维修养护类档案档号的编制为：类别代码－竣工年度－案卷流水号，如GZ-2007-1.2.3…ｎ,同一竣工年度内所有的专项维修养护类档案，实行大流水编号。在编制案卷流水号时，一项专项维修养护工程所有档案连续编号后，接着编排第二项专项维修养护工程档案，依此类推。

3.工程建设项目类档案档号的编制为：类别代码－竣工年度－案卷流水号，如GC-2007-1.2.3…n。如果建设管理单位有数项工程建设项目在同一年度竣工，则类别代码为GC1、GC2…GCn, GC1代表同一竣工年度第1个竣工的工程建设项目，GC2代表同一竣工年度第2个竣工的工程建设项目，依此类推。每一个工程建设项目的档案，案卷流水号都从1开始编写。

4.工程规划设计类档案档号的编制为：类别代码－规划设计项目完成年度－案卷流水号，如GS-2007-1.2.3…n，如果有数个规划设计项目在同一年度内完成，则同一完成年度内所有的工程规划设计类档案，实行大流水编号。在编制案卷流水号时，一项规划设计项目所有档案连续编号后，接着编排第二项规划设计项目档案，依此类推。

五、黄河河务科技文件材料的归档要求

1.日常维修养护和专项维修养护文件材料的归档

水管单位（各县级河务局或闸管所）应保存一套完整的维修养护方面的档案。水管单位内部有关部门、养护公司（施工单位）、监理单位和质检单位应将自身在维修养护过程中形成的文件材料经规范整理后向水管单位档案部门移交归档。日常维修养护类档案应在第二年6月底以前向水管单位档案部门归档移交；专项维修养护类档案在竣工验收后三个月内向水管单位档案部门归档移交。

2.工程建设项目类文件材料的归档

建设单位与水管单位（运行管理单位）应按照“附表三”的标识，各保存一套完整的工程档案。建设单位和水管单位的有关部门、各施工单位、监理单位、质检单位等应将在工程建设过程中形成的文件材料经规范整理后，向建设单位和水管单位归档移交，归档移交时间应在竣工验收后三个月内完成。

3.工程规划设计类文件材料的归档

此类只适用于山东、河南河务局所属的黄河规划设计研究院科技档案的分类与归档，规划设计项目档案在项目完成后三个月内向档案部门归档移交。

4.科技文件材料的整理应符合《黄委科技文件材料整理办法》（黄办档[2008]4号）

5.归档的声像材料（照片、录音、录像及光盘等）的整理应符合《黄委声像档案管理办法（试行）》（黄办档[2008]5号）。

6.电子文件要与纸质归档文件对应收集整理，一并归档。电子文件的整理应符合《黄委电子文件归档与电子档案管理办法（试行）》（黄办[2008]25号）。

六、附则

本办法由黄河档案馆（黄委档案信息处）负责解释。此前与本办法不一致的规定和办法同时废止。

附表一：

日常维修养护文件材料归档范围与保管期限表
序号	归档文件材料	保管期限	备注
1	水管单位形成的文件材料
1.1	工程全面普查文件	长期
1.2	年度维修养护实施方案	长期
1.3	年度维修养护合同	长期
1.4	管理班组月工程普查记录表	短期
1.5	管理班组月工程普查统计汇总表	短期
1.6	水管单位月工程普查统计汇总表	短期
1.7	月维修养护任务通知书（合同附件）	短期
1.8	工程运行观测日志	永久
1.9	河势观测记录	永久
1.10	河势图	永久
1.11	根石探测原始记录	永久
1.12	水尺校正记录	永久
1.13	水位观测记录	永久
1.14	水位整编月报	短期
1.15	启闭机运行记录	长期
1.16	启闭机检修记录	长期
1.17	水闸工程的位移、沉降、裂缝变形观测记录	长期
1.18	测压管观测记录	长期
1.19	引黄供水自动测流设备运行观测日志	长期
1.20	引黄渠首闸逐日放水测报情况记录表	永久
1.21	流量测验记载表	永久
1.22	水样处理记载表	长期
1.23	输沙率年报表	永久
1.24	月度会议纪要	短期
1.25	月度验收签证	短期
1.26	水管单位（支）付款审核证书	长期
1.27	工程维修养护年度管理工作报告	长期
1.28	工程维修养护年度初验工作报告	长期
1.29	工程维修养护年度验收申请书	长期
1.30	工程维修养护年度验收鉴定书	长期
1.31	工程维修养护前、养护中、养护后影像资料	长期
1.32	水管单位年度工程管理工作总结	永久
2	养护公司形成的文件材料
2.1	维修养护施工组织方案申报表及施工组织方案	长期
2.2	维修养护自检记录表	短期
2.3	工程维修养护日志	长期
2.4	维修养护月报表	短期
2.5	月度验收申请书	短期
2.6	工程价款月支付申请书及月支付表	短期
2.7	工程维修养护年度工作报告	长期
2.8	工程维修养护年度验收申请验收报告	长期
3	监理单位形成的文件材料
3.1	监理合同	长期
3.2	监理方案	长期
3.3	监理细则	长期
3.4	维修养护抽检表	长期
3.5	工程价款月付款证书	短期
3.6	工程维修养护监理年度工作报告	长期
4	质量监督单位形成的文件材料
4.1	质量监督过程中所形成的资料	长期
4.2	质量监督报告	长期

附表二：

专项维修养护文件材料归档范围与保管期限表
序号	归档文件材料	保管期限	备注
1	水管单位形成的文件材料
1.1	维修养护专项设计	永久
1.2	专项设计批复及变更通知	永久
1.3	专项维修养护合同	永久
1.4	付款审核证书	永久
1.5	专项工程维修养护验收鉴定书	永久
2	养护公司形成的文件材料
2.1	施工组织设计	长期
2.2	开工申请	长期
2.3	工程自检记录表	长期
2.4	工程价款支付申请书	长期
2.5	专项工程维修养护工作报告	长期
2.6	专项工程维修养护验收申请书	长期
3	监理单位形成的文件材料
3.1	开工令	长期
3.2	工程抽检记录表	长期
3.3	工程价款付款证书	长期
3.4	专项工程维修养护监理工作报告	长期

附表三：

水利工程建设项目文件材料归档范围与保管期限表
序号	归档文件	保管期限
序号	归档文件	项目法人	运行管理单位	备注
1	工程建设前期工作文件材料
1.1	勘测设计任务书、报批文件及审批文件	永久	永久
1.2	规划报告书、附件、附图、报批文件及审批文件	永久	永久
1.3	项目建议书、附件、附图、报批文件及审批文件	永久	永久
1.4	可行性研究报告书、附件、附图、报批文件及审批文件	永久	永久
1.5	初步设计报告书、附件、附图、报批文件及审批文件	永久	永久
1.6	各阶段的环境影响、水土保持、水资源评价等专项报告及批复文件	永久	永久
1.7	各阶段的评估报告	永久	永久
1.8	各阶段的鉴定、实验等专题报告	永久	永久
1.9	招标设计文件	永久	永久
1.10	技术设计文件	永久	永久
1.11	施工图设计文件	长期	长期
2	工程建设管理文件材料
2.1	工程建设管理有关规章制度、办法	永久	永久
2.2	开工报告及审批文件	永久	永久
2.3	重要协调会议与有关专业会议的文件及相关材料	永久	永久
2.4	工程建设大事记	永久	永久
2.5	重大事件、事故声像材料	长期	长期
2.6	有关工程建设管理及移民工作的各种合同、协议书	长期	长期
2.7	合同谈判记录、纪要	长期	长期
2.8	合同变更文件	长期	长期
2.9	索赔与反索赔材料	长期
2.10	工程建设管理涉及到的有关法律事务往来文件	长期	长期
2.11	移民征地申请、批准文件及红线图（包括土地使用证）、行政区域图、坐标图	永久	永久
2.12	移民拆迁规划、安置、补偿及实施方案和相关的批准文件	永久	永久
2.13	各种专业会议记录	长期	*长期
2.14	专业会议纪要	永久	*永久
2.15	有关领导的重要批示	永久	永久
2.16	有关工程建设计划、实施计划和调整计划	长期
2.17	重大设计变更及审批文件	永久	永久
2.18	有关质量及安全生产事故处理文件材料	长期	长期
2.19	有关招标技术设计、施工图设计及其审查文件材料	长期	长期
2.20	有关投资、进度、质量、安全、合同等控制文件材料	长期
2.21	招标文件、招标修改文件、招标补遗及答疑文件	长期
2.22	投标书、资质资料、履约类保函、委托授权书和投标澄清文件、修正文件	永久
2.23	开标、评标会议文件及中标通知书	长期
2.24	环保、档案、防疫、消防、人防、水土保持等专项验收的请示、批复文件	永久	永久
2.25	工程建设不同阶段产生的有关工程启用、移交的各种文件材料	永久	永久
2.26	出国考察报告及外国技术人员提供的有关文件材料	永久
2.27	项目法人在工程建设管理方面与有关单位（含外商）的重要来往函电	永久
3	施工文件材料
3.1	工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要	长期	长期
3.2	施工计划、技术、工艺、安全措施等施工组织设计报批及审核文件	长期	长期
3.3	建筑原材料出厂证明、质量鉴定、复验单及试验报告	长期	长期
3.4	设备材料、零部件的出厂证明（合格证）、材料代用核定审批手续、技术核定单、业务联系单、备忘录等		长期
3.5	设计变更通知、工程更改洽商单等	永久	永久
3.6	施工定位（水准点、导线点、基准点、控制点等）测量、复核记录	永久	永久
3.7	施工放样记录及有关材料	永久	永久
3.8	地质勘探和土（岩）试验报告	永久	长期
3.9	基础处理、基础工程施工、桩基工程、地基验槽记录	永久	永久
3.10	设备及管线焊接试验记录、报告，施工检验、探伤记录	永久	长期
3.11	工程或设备与设施强度、密闭性试验记录、报告	长期	长期
3.12	隐蔽工程验收记录	永久	长期
3.13	记载工程或设备变化状态（测试、沉降、位移、变形等）的各种监测记录	永久	长期
3.14	各类设备、电气、仪表的施工安装记录，质量检查、检验、评定材料	长期	长期
3.15	网络、系统、管线等设备、设施的试运行、调试、测试、试验记录与报告	长期	长期
3.16	管线清洗、试压、通水、通气、消毒等记录、报告	长期	长期
3.17	管线标高、位置、坡度测量记录	长期	长期
3.18	绝缘、接地电阻等性能测试、校核记录	永久	长期
3.19	材料、设备明细表及检验、交接记录	长期	长期
3.20	电器装置操作、联动实验记录	短期	长期
3.21	工程质量检查自评材料	永久	长期
3.22	施工技术总结、施工预、决算	长期	长期
3.23	事故及缺陷处理报告等相关材料	长期	长期
3.24	各阶段检查、验收报告、结论及相关文件材料	永久	永久
3.25	设备和管线施工中间交工验收记录及相关材料	永久	长期
3.26	竣工图（含工程基础地质素描图）	永久	永久
3.27	反映工程建设原貌及建设过程中重要阶段或事件的声像材料	永久	永久
3.28	施工大事记	长期	长期
3.29	施工记录及施工日记		长期
4	监理文件材料
4.1	监理合同协议、监理大纲、监理规划、细则、采购方案、监造计划及批复文件	长期
4.2	设备材料审核文件	长期
4.3	施工进度、延长工期、索赔及付款报审材料	长期
4.4	开（停、复、返）工令、许可证等	长期
4.5	监理通知、协调会审纪要、监理工程师指令、指示及来往信函	长期
4.6	工程材料监理检查、复检、实验记录、报告	长期
4.7	监理日志、监理周（月、季、年）报、备忘录	长期
4.8	各项控制、测量成果及复核文件	长期
4.9	质量检测、抽查记录	长期
4.10	施工质量检查分析评估、工程质量事故、施工安全事故等报告	长期	长期
4.11	工程进度计划实施的分析、统计文件	长期
4.12	变更价格审查、支付审批、索赔处理文件	长期
4.13	单元工程检查及开工（开仓）签证、工程分部分项质量认证和评估	长期
4.14	主要材料及工程投资计划、完成报表	长期
4.15	设备采购市场调查、考察报告	长期
4.16	设备制造的检验计划和检验要求、检验记录及试验、分包单位资格报审表	长期
4.17	原材料、零配件等的质量证明文件和检验报告	长期
4.18	会议纪要	长期	长期
4.19	监理工程师通知单、监理工作联系单	长期
4.20	有关设备质量事故处理及索赔文件	长期
4.21	设备验收、交接文件、支付证书和设备制造结算审核文件	长期	长期
4.22	设备采购、监造工作总结	长期	长期
4.23	监理工作声像材料	长期	长期
4.24	其他有关的重要来往文件	长期	长期
5	工艺、设备材料（含国外引进设备材料）文件材料
5.1	工艺说明、规程、路线、试验、技术总结		长期
5.2	产品检验、包装、工装图、检测记录		长期
5.3	采购工作中有关询价、报价、招投标、考察、购买合同等文件材料	长期
5.4	设备、材料报关（商检、海关）、商业发票等材料	永久
5.5	设备、材料检验、安装手册、操作使用说明书等随机文件		长期
5.6	设备、材料出厂质量合格证明、装箱单、工具单、备品备件单等		短期
5.7	设备、材料开箱检验记录及索赔文件等材料	永久
5.8	设备、材料的防腐、保护措施等文件材料		短期
5.9	设备图纸、使用说明书、零部件目录		长期
5.10	设备测试、验收记录		长期
5.11	设备安装调试记录、测定数据、性能鉴定		长期
6	科研项目文件材料
6.1	开题报告、任务书、批准书	永久
6.2	协议书、委托书、合同	永久
6.3	研究方案、计划、调查研究报告	永久
6.4	试验记录、图表、照片	永久
6.5	实验分析、计算、整理数据	永久
6.6	实验装置及特殊设备图纸、工艺技术规范说明书	永久
6.7	实验装置操作规程、安全措施、事故分析	长期
6.8	阶段报告、科研报告、技术鉴定	永久
6.9	成果申报、鉴定、审批及推广应用材料	永久
6.10	考察报告	永久
7	生产技术准备、试生产文件材料
7.1	技术准备计划		长期
7.2	试生产管理、技术责任制等规定		长期
7.3	开停车方案		长期
7.4	设备试车、验收、运转、维护记录		长期
7.5	安全操作规程、事故分析报告		长期
7.6	运行记录		长期
7.7	技术培训材料		长期
7.8	产品技术参数、性能、图纸		长期
7.9	工业卫生、劳动保护材料、环保、消防运行检测记录		长期
8	财务、器材管理文件材料
8.1	财务计划、投资、执行及统计文件	长期
8.2	工程概算、预算、决算、审计文件及标底、合同价等说明材料	永久
8.3	主要器材、消耗材料的清单和使用情况记录	长期
8.4	交付使用的固定资产、流动资产、无形资产、递延资产清册	永久	永久
9	竣工验收文件材料
9.1	工程验收申请报告及批复	永久	永久
9.2	工程建设管理工作报告	永久	永久
9.3	工程设计总结(设计工作报告)	永久	永久
9.4	工程施工总结(施工管理工作报告)	永久	永久
9.5	工程（施工、移民、环保）监理工作报告	永久	永久
9.6	工程运行管理工作报告	永久	永久
9.7	工程质量监督工作报告（含工程质量检测报告）	永久	永久
9.8	工程建设声像材料	永久	永久
9.9	工程审计文件、材料、决算报告	永久	永久
9.10	环境保护、水土保持、消防、人防、档案等专项验收意见	永久	永久
9.11	工程竣工验收鉴定书及验收委员签字表	永久	永久
9.12	竣工验收会议的其他重要文件材料及记载验收会议主要情况的声像材料	永久	永久
9.13	项目评优报奖申报材料、批准文件及证书	永久	永久

	备注：保管期限中有*的类项，表示相关单位只保存与本单位有关或较重要的相关文件材料。

附表四：

工程规划设计文件材料归档范围与保管期限表
序号	归档文件材料	保管期限	备注
1	工程地质勘察报告	永久
2	土料场勘察报告（试验报告）	永久
3	测量技术报告	永久
4	项目建议书	长期
5	规划报告	长期
6	可行性研究报告	长期
7	初步设计报告、实施方案、技术设计报告、附图、计算书	永久
8	施工详图设计报告	永久
9	招标设计文件、附图、计算书	永久
10	设计变更报告、变更图、函、复函	永久
11	设计工作报告	永久

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