本规程适用于接待由黄委组织召开的大中型会议或重要来宾的接待活动。

　　一、接待工作准备

　　接到任务后，要详细了解来宾的基本情况，包括单位、姓名、性别、民族、级别、职称、所乘航班、车次（车厢）、到达时间地点、活动要求、一行人数以及返程计划等。对于主要来宾，还要进一步了解其年龄、籍贯、学历、专业、爱好、宗教信仰等。拟定接待计划的初步意见，报请委领导批示后形成接待方案。接待方案包括日程安排和车辆安排。日程安排含迎接、食宿、宴请、主要活动内容、考察、送行等；根据来宾的不同，合理安排好车辆。

　　（一）食宿准备

　　1、根据接待计划落实满足要求的宾馆，预订客房、餐厅等，客房预订要留有余地，房间安排原则上副省(部)级以上领导住套房，司（局）级领导住单间或单人住标准间，一般随从工作人员住标准床位；

　　2、落实用餐方式（自助餐或桌餐）、用餐地点和时间、宴请准备、摆放宴请座签等。有少数民族来宾时，应做好少数民族用餐安排；

　　3、有外出考察活动时要提前安排考察期间的食宿。

　　（二）会议准备

　　1、大中型会议的会议准备由会务组负责，会务组应提前进驻宾馆，并把联系方式在显著位置告知来宾。接待人员协助会务组联系宾馆有关方面，落实满足要求的会议室，按要求对会议室进行布置，如会标、挂图等，保证会议室功能正常，如水、电、空调等；

　　2、会场距代表住所较远需要接送时，要安排专人接送，并编印代表乘车表提前分送至每位代表（或在会议指南中一并编印）。不在宾馆住宿的代表需要接送时，要安排专人负责，明确集合时间、地点，通知到每位代表。接送线路要提前勘察确定；

　　3、必要时要安排专职医务人员进驻宾馆、会场及跟随考察；

　　4、有警卫任务的重要会议应提前与警卫部门联系，协调人员、车辆通行证，并按警卫部门要求掌握使用。

　　（三）考察准备

　　1、考察组应提前对考察线路进行查勘，准确了解考察点之间的距离和行车时间，确定考察线路及考察行程中的时间安排，收集整理考察点简介，同时应确定考察分组方案及乘车计划，拟定考察线路；

　　2、落实考察陪同领导及联系人；

　　3、落实各考察点准备工作，如现场讲解员、展板、欢迎条幅等；

　　4、编制考察方案，应包括出发时间、途经路线、所乘车辆、到达时间、陪同领导及联系人和联系方式；

　　5、考察行程确定后及时协调安排好考察期间的食、宿、行；

　　6、根据天气情况和实际需要准备必要的雨伞、太阳帽和饮用水等。

　　（四）迎送准备

　　1、提前与来宾联系确定所乘车次/航班及到达时间，根据来宾需要预定返程火车、飞机票。拟定《来宾接（送）站安排表》，注明来宾姓名、单位、职务、联系方式、车次/航班、到达（出发）时间、随行人数、接（送）站司机和车号、接（送）站工作人员、接（送）站领导、接（送）站出发地点和时间。将表格提前发放到接（送）站工作人员和接（送）站领导手中，由接（送）站工作人员负责联系；

　　2、需要用鲜花迎接时，应提前备好鲜花；

　　3、迎接特别重要的来宾，接待人员应提前与车站、机场联系，安排适当的贵宾礼仪；必要时要提前与当地政府联系，协调有关接待事宜；

　　4、准备必要的宣传品或纪念品。

　　（五）编制会议经费预算或专项经费预算，报主管领导审批。

　　二、接待工作程序

　　（一）迎宾安排

　　1、根据接待方案实施迎宾计划；

　　2、迎接人员、车辆按时到指定地点集合，一般应提前20-30分钟到达车站、机场；

　　3、会议迎接应在宾馆大厅设报到点供代表报到时签到、领取会议资料，为代表提供咨询服务；

　　4、主要领导到达时应安排专人引导，会议材料或接待方案交领导秘书。

　　（二）食宿安排

　　1、接待人员应提前在第一批代表或来宾到达前一天入住宾馆，根据食宿安排计划，做好服务工作；

　　2、安排房间时，秘书、警卫住房要靠近领导；

　　3、会议接待应考虑尽可能安排同一单位代表在一起；

　　4、房间如需安排鲜花、水果等，应在来宾入住前配备；

　　5、就餐原则上采取自助餐形式；

　　6、如安排桌餐，应留有余地，按X+1方式安排，并尽可能打印就餐分桌表，避免就餐时场面混乱；

　　7、少数民族代表或来宾，要根据其民族习俗安排食宿。

　　（三）宴请安排

　　1、如安排宴请，应提前掌握参加宴请人员名单，落实布置宴会厅，按礼仪要求安排桌次、座次，摆放桌签，并把时间、地点、桌次等安排打印分发到每位参加宴请的代表或来宾手中；

　　2、宴会厅的选择要考虑有专门的贵宾休息室或在宴会厅内摆放沙发供宴会开始前临时休息；

　　3、宴会厅门前要有专人引导，参加宴请的主要来宾由委领导及接待工作人员陪同去宴会厅；

　　4、确定好宴会的菜单，菜单至少要一桌二份，以方便代表或来宾用餐。

　　（四）考察安排

　　1、按照接待方案，落实车辆，通知有关单位、人员做好准备；

　　2、随团工作人员必须详细分工，领队、带路、接洽、交通、安全、保健、食宿等各个方面的具体工作都要落实到人；

　　3、安排随队医护人员，了解掌握代表、来宾健康状况，准备常用药品；

　　4、确保通讯畅通，随团工作人员之间，与各衔接点之间应保持联系；

　　5、特别重要的接待活动，前导工作车在考察团动身前一小时出发，随时报告线路情况；

　　6、在考察过程中，食宿点接待人员应提前打印食宿安排表，代表、来宾下车时及时分发，主要领导同志要安排专人引导；

　　7、明确保卫人员，做好接待活动的安全保卫工作。

　　（五）送行安排

　　1、按照代表、来宾返程计划预订的机票、车票，在会议或考察结束后送给代表、来宾本人或秘书，通知送行时间地点，请代表、来宾做好准备；

　　2、安排送行车辆、人员，委领导出面送行时，应提前通知到委领导；

　　3、为省（部）级领导送行，接待工作人员应提前到车站、机场，根据规定做出适当的礼仪安排，代办各种手续；

　　4、送行前，协助代表、来宾办理必要的宾馆结算手续。

　　三、接待工作礼仪

　　（一）修饰礼仪

　　接待工作人员要注重并维护个人形象，着装要干净整齐；妆饰要自然朴素；仪容要整洁端庄；举止要从容得体；交谈要真诚稳重，热情大方。

　　（二）迎宾礼仪

　　1、迎宾人员应提前到达车站、机场，在出站口迎候。与代表、来宾不熟悉时，要用接站牌迎候；

　　2、向来宾介绍迎宾人员时，由主要领导按职务由高到低逐一介绍；

　　3、引导来宾时，宾主宜并排行进，请来宾走内侧（所谓内侧，通常以转向区分，左转时以左侧为内侧，右转时以右侧为内侧）；三人并行时，通常中间位次最高，内侧位居次，外侧位次最低；不宜并行时，引导者应行走在前面；

　　4、进入房间时，引导者应先行为来宾开门；

　　5、出入电梯时，如电梯无人控制，引导者须先入后出，如电梯有人控制，引导者应后入后出;

　　6、乘坐轿车，座位次序通常“右为上，左为下，后为上，前为下”；乘坐吉普车时，通常以“前为上，后为下，右为上，左为下”。

　　（三）食宿礼仪

　　1、接待人员首先要通过各种途径了解来宾尤其是主宾的宗教禁忌，在为客人安排食宿时主动予以回避；

　　2、工作餐最好采用自助形式，采用桌餐时也尽量安排分餐并提供菜谱，少数民族客人要安排民族餐。

　　（四）宴请礼仪

　　1、宴请时按照双方身份对等的原则，宴会主持人一般应为接待方最高身份者;

　　2、按照国际惯例，宴会一般安排在晚上进行；

　　3、宴会菜单的确定要照顾主宾的饮食习惯；

　　4、安排桌次时，一般是以右为上、以远为上、居中为上；安排座次时，一般是右高左低。宴请时应在每张餐桌上放置桌次牌和席位签；

　　5、安排宴请时应在宴会厅门口安排专门的迎宾人员；

　　6、参加宴请时，应要求我方人员穿着正装，干净整洁;

　　7、用餐时彼此之间可以让菜，但切勿为他人夹菜。

　　（五）考察礼仪

　　1、考察方案要尽可能周全，切实可行。时间安排要从容，避免早出晚归，走马观花，疲于奔命；

　　2、考察接待人员要详细分工，责任明确，考察点应有熟悉情况的同志介绍并备有资料分发给每一位考察人员。讲解人员应围绕主要领导引导介绍有关情况；

　　3、每辆车上应有熟悉情况的同志沿途作简要介绍；

　　4、重要领导参加的考察，可根据规定安排警车开道。

　　（六）送行礼仪

　　1、送行人员提前在宾馆大厅等候，打电话征得来宾同意后，到客房帮助客人搬送行李；

　　2、来宾乘车、登机前，送行人员与来宾握手话别，在来宾乘上交通工具或所乘交通工具驶离时，送行人员应面向对方挥手致意，挥手致意的正确做法是：身体端正、面带微笑、目视对方、伸出右臂，右手掌心向外，手指指尖向上，向左右两侧轻轻的反复晃动，同时互道再见，祝一路平安;

　　3、送行人员务必要在来宾所乘交通工具启动后或离开自己的视线后方可离去。

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