第一章 总则

    第一条 为了规范和加强黄河水利委员会（以下简称“黄委”）电子文件的归档管理，保障电子档案的真实性、完整性、安全性和可识别性，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、国家档案局《电子公文归档管理暂行办法》和《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894—2002）以及水利部有关政策法规，结合黄委实际，制定本办法。

    第二条 本办法规定了委属各单位、机关各部门在公务活动中产生的，具有保存价值的电子文件的收集、整理、鉴定、归档、保管和利用的原则、方法及要求。黄委所属各单位和机关各部门都应根据本办法，做好电子文件归档及电子档案管理工作。

    第三条 本办法所称电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘和光盘等载体中，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

    电子档案是指经过鉴定，具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件的产品和软、硬件说明。

    第四条 各单位应配备档案计算机管理系统，以实现对电子文件的整理和电子档案的管理、利用。同时，各单位综合办公系统应具备将已办理完毕的电子文件通过网络导入档案计算机管理系统的功能。

    第五条 黄河档案馆负责对黄委电子文件归档与管理工作实行规划、协调、监督与指导。加强与委属有关部门的协作，建立健全与各单位的指导和联系制度，及时协商解决电子文件归档与管理工作中出现的问题。

    第六条 电子文件归档与管理工作应遵循以下原则：

    （一）集中统一管理原则。各委属各单位、机关各部门形成或处理的各类电子文件均应由本单位文书处理部门（或业务部门）统一收集管理；应归档保存的各种电子文件，经规范整理后，移交本单位档案部门集中管理。

    （二）全程管理原则。各单位应建立健全各项工作制度和工作程序，结合各种技术措施的应用，从电子文件产生开始，直到被永久保存或销毁，不间断地对有关处理操作进行管理登记，实施全程控制和管理。计算机系统运行和信息处理等过程中形成或涉及的有关电子文件处理的参数、管理数据等应同电子文件一同归档保存。

    （三）前端控制原则。在电子文件管理系统的设计阶段就要充分考虑电子文件运转各个阶段的管理要求，在电子文件形成处理阶段考虑电子文件归档管理和长期保管的要求。

    （四）真实性保障原则。采取措施确保归档后的电子文件的内容、结构和背景信息与形成时的原始状态一致。

    （五）电子、纸质文件并存原则。委属各单位、机关各部门应将具有保存价值的电子文件按照相关权限输出制成纸质文件，或将需要归档的纸质文件进行数字化，形成电子文件与纸质文件归档后并存的“双套制”，并准确标识它们之间的联系。所谓双套制，是指文件归档后二者的共存，亦称为“双套归档”，双套归档可使同一份文件的电子版本和纸质版本共同处于存储和可利用状态。

第二章 电子档案管理体系

    第七条 各单位应把电子文件纳入本单位文件管理体系，把电子文件的归档与管理工作纳入本单位信息化建设工作体系，并建立健全各项管理制度，建立起科学的电子档案管理系统。

    第八条 综合办公系统或电子文件管理系统应设置相关功能，满足电子文件归档与管理需要。对在网络系统中处于流转状态，暂时无法确定其保管责任的电子文件，应与相关部门进行充分协商，采取措施，以防散失，以最大限度地保证电子文件归档的完整性。

    第九条 电子文件归档时应注意电子文件的背景信息和元数据的完整，如：文件起草者、修改者、审核者、签发者等处理过程中相互衔接的各类责任者；打字者、发文者、收文者、存储管理者等各类操作者；批示、签名、印章、代码等责任凭证信息；以及电子文件传递、交接过程中的其他标识，以建立完整的电子档案元数据库。

    第十条 电子档案管理系统应设置数据备份和数据导出功能。

    第十一条 电子档案管理系统应配备足够容量、安全的外部存储器，随时存放归档保存的电子文件。

    第十二条 电子档案管理系统应具有针对自然灾害、非法访问、非法操作、病毒侵害等采取的与系统安全和保密等级要求相符的防范对策。

    第十三条 委属各单位、机关各部门应建立电子文件从形成、收集、积累、整理到归档全过程的岗位责任体系，保证电子文件从形成、收集、积累、整理到归档管理，都有专人负责。

    第十四条 委属各单位档案部门应参与和指导本单位电子文件的形成、处理、收集、积累、整理和归档等各工作环节。

第三章 电子文件的收集

    第十五条 凡是反映本单位工作活动，具有查考利用价值的电子文件原则上都应收集归档。归档范围参照黄委关于纸质文件归档的有关规定执行。具体包括如下几种文件类型：

    （一）文本文件：用文字处理技术形成的文字文件、表格文件。类别代码为T。

    （二）数据文件：用计算机软硬件系统进行信息处理等过程中形成的各种管理数据、参数等。类别代码为D。

    （三）计算机程序文件：计算机使用的或在某一软件平台上自行开发设计的系统软件、支持软件和应用软件的源程序及其开发、编译工具。类别代码为P。

    （四）图形文件：采用计算机辅助设计或绘图获得到的静态图形文件。类别代码为G。

    （五）图像文件：采用扫描仪、数码相机等设备生成的静态图像文件。类别代码为I。

    （六）影像文件：通过计算机影像处理技术形成的记录影像的文件。类别代码为V。

    （七）声音文件：通过计算机声音处理技术形成的记录声音的文件。类别代码为A。

    （八）多媒体文件：指用计算机多媒体技术制作的文件，其中包含文字、图像、图形、声音、影像等两种以上的复合信息形式。类别代码为O。

    第十六条 委属各单位档案人员应加强对电子文件收集积累工作的监督和指导，保证应归档电子文件的真实、完整和有效。

    （一）采用文字处理技术形成的文本电子文件，包括：文字文件、表格文件等，收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等，必要时同时保留文字处理工具软件。对特别重要的文件，其历次修改稿如都有必要保存时，每一稿应以不同的标识区别。定稿电子文件其标识应以正式文件文号注明。收集重点是定稿电子文件和正式电子文件。同一类型的电子文件格式应统一。

    文字型电子文件以XML文档和RTF、TXT、PDF、CEB为通用文件格式，一般不宜采用其他非通用格式作为电子档案的保存格式。

    （二）使用数字设备采集或制作而获得的图像电子文件，如采用非通用文件格式，收集时应转换为通用文件格式。如无法转换，则应将相关软件一起收集。

    图像电子文件以JPEG、TIFF为通用文件格式。

    （三）采用计算机辅助设计（CAD）或绘图中产生的图形电子文件（如设计模型、图纸、图画等）。收集时应注明软硬件环境和各种相关数据。

    （四）用视频设备获得并经计算机处理的动态影像文件，收集其压缩计算方法和相关软件，并应注意收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。

    影像数据以MPEG、AVI为通用文件格式。

    （五）用数字音频设备获得的声音文件，收集时应注意收集其属性标识、参数和相关软件，并注意收集其非通用格式的相关软件。

    音频电子文件以WAV、MP3为通用文件格式。

    （六）用多媒体设备获得的以及用超媒体链接技术制作的多媒体文件，收集时应保证参数准确，数据完整。并应注意收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。

    多媒体音像数据以MPEG、AVI为通用文件格式。

    （七）用计算机软硬件系统进行信息处理形成的各类参数、管理数据文件等，应与电子文件一同收集。应能够以DBF文件格式或通过XML文档进行数据交换。

    （八）对描述电子文件产生及运行过程中说明各种数据关系及结构的元数据文件。应注意与电子文件一同收集。

    （九）使用计算机或在某一软件平台上开发的系统软件、支撑软件和应用软件以及软件的版本等计算机程序。应注意与在此平台上产生的电子文件一同收集。

    通用格式的电子文件，各单位应收集一套形成或支持该格式电子文件的通用软件及其相关参数手册、说明资料等。特殊的无法转换为通用格式的电子文件，应同时收集其特殊的软硬件环境、压缩算法和其他相关数据。

第四章 电子文件的整理

    第十七条  按照《黄河水利委员会归档文件整理办法（试行）》的要求，归档电子文件应区分全宗，以件为单位进行整理。CAD电子文件整理按照《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》（GB／T17678—1999）规定，分项目进行整理。电子文件应脱机存储在一次写光盘、硬盘、磁带等载体上，并达到如下要求：

    （一）归档电子文件应逐件进行著录，并按照保证电子文件真实性、完整性和有效性的要求补充电子文件特有的著录项目和责任者、操作者、背景信息、元数据等其他标识，形成归档电子文件机读目录和纸质目录。目录中的记录要与归档电子文件实现一对一的固定链接。

    （二）CAD归档电子文件载体应按《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》（GB／T17678—1999）规定的信息结构组织数据，每个存储载体根目录下应设置说明文件、著录文件和电子文件子目录、其他文件子目录等。

    （三）特殊格式的电子文件应在同一载体中存有相应的查看软件。

    （四）解密已加密的电子文件。必须加密归档的电子文件，应将其解密软件和说明文件单独存放。

    （五）存储电子文件的载体或装具上应贴有标签，标签上注明全宗号、目录号、载体序号、套别、密级、保管期限、盘内文件起止时间、立档单位名称和盘内存储电子文件的主要内容等。保管期限的划分参照黄委关于纸质文件归档的有关规定执行。

第五章 电子文件的归档

    第十八条 电子文件归档可以采取物理归档或逻辑归档两种方式。使用办公自动化系统的单位，应采用逻辑归档与物理归档相结合的方式，在文件办理完毕后，即时进行逻辑归档；参照黄委纸质文件的归档制度，定期将已逻辑归档的电子文件下载到脱机保管的载体上，向档案部门进行物理归档。

    第十九条 档案部门在接收归档电子文件时，应当对电子文件及其载体、技术环境进行检验，检验载体有无划痕，是否清洁；有无病毒；核实归档电子文件的真实性、完整性、有效性及审核手续是否完备；核实登记表、软件、说明资料等是否齐全；对特殊格式的电子文件，应当核实其相关的软件、版本、操作手册等是否完整。不符合归档要求的发回归档部门进行改正；符合归档要求的，履行交接手续，完成《归档电子文件移交、接收检验登记表》（项目及格式见GB／T18894—2002）一式两份，交接双方各执一份。

第六章 电子档案的保管利用

    第二十条 各单位应根据本单位电子文件管理需要，为档案部门配备光盘刻录机、磁带机、扫描仪和高性能的计算机或单独的服务器等设备，满足电子文件归档整理、存储加工和保管利用的要求。

    委属各单位档案部门均应配备专用的电子文件柜，有条件的单位应建造标准的电子文件库房，集中存放归档保管的电子文件。

    第二十一条 各单位档案部门应采取措施，确保归档电子文件安全保管。除符合纸质档案的要求外，还应当符合下列条件：

    （一）存储载体应作防写处理。

    （二）操作时应避免擦、划、触摸存储载体的记录涂层。

    （三）单片载体应当装盒，竖立存放，避免挤压。

    （四）环境温度保持在17℃—20℃之间，相对湿度保持在35％—45％之间。

    （五）存放时应远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离。

    处在收集积累阶段的电子文件的保管，也应参照上述要求进行。

    第二十二条 各单位档案部门应采取措施，保障归档电子文件的有效性。

    （一）每年均应对归档电子文件的读取、处理设备的更新情况进行一次检查登记。设备环境更新时应当确认库存归档电子文件载体与新设备的兼容性。如不兼容，应进行迁移，并填写《归档电子文件迁移登记表》（项目、格式见GB／T18894—2002）。原载体应继续保存4年。

    （二）磁性载体每满1年、光盘每满2年进行一次抽样机读检验。抽样率不低于10％，如发现问题应及时恢复、转存。

    （三）对磁性载体上的归档电子文件，应当每4年转存一次。原载体同时保留时间不少于4年。

    第二十三条 委属各单位应建立健全电子文件查阅利用制度，按照国家有关保密规定，采用专门的技术和措施，确保归档电子文件的安全有效使用。未经审批同意，任何单位或者个人不允许复制电子文件。利用时应使用拷贝件，归档电子文件的封存载体不得提供利用。

    实现办公自动化的单位，可以通过计算机网络进行网上利用。具有保密要求的归档电子文件上网时应符合国家或部门有关的保密规定，要有稳妥的安全保密措施，保证利用者遵守保密规定，在权限规定范围之内安全使用。

    第二十四条 电子档案鉴定工作按照国家有关档案鉴定的规定，及时对已到期的归档电子文件进行价值鉴定。经鉴定确无保存价值的电子文件，应按规定程序，报经档案行政管理部门审批同意并由本单位主要负责人签字后方可销毁。属于保密范围的电子文件被销毁时，应连同其存储载体一起销毁并在网络中彻底清除。

    第二十五条 各单位应及时对归档电子文件的接收、保管、利用和鉴定销毁等情况进行统计分析，针对发现的问题，提出改进措施，不断完善电子文件管理工作。

第七章 电子文件的移交进馆

    第二十六条 委属各单位档案管理部门应按照国家和黄委关于档案进馆的有关规定，将电子档案与其他类型档案一同移交进馆。如果单位不具备归档电子文件基本保管条件，可以申请提前进馆。具体办法由委属各单位根据实际情况确定。

第八章 附  则

    第二十七条 本办法由黄河档案馆负责解释。

    第二十八条 本办法自发布之日起施行。

 

二○○八年四月三十日

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