第一章　总  则

    第一条　为加强黄委实物档案的管理工作，使实物档案管理科学化、规范化、标准化，更好地发挥实物档案的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》，结合黄委实际，制定本办法。

    第二条  本办法所指的实物档案是指各单位或者个人在治黄活动中获得和形成的，具有保存和利用价值的以物质实体为载体的历史记录。

    第三条  实物档案是立档单位全部档案的重要组成部分，必须实行集中统一管理，任何部门和个人不得私自占有。

    第四条　各单位档案管理部门负责管理本单位各部门的实物档案，并进行监督和指导。各部门或个人应做好实物材料的收集整理工作，并及时向档案部门归档移交。

    第五条　档案管理部门应对本单位实物档案妥善保管，保证实物档案的安全和有效利用。

第二章　实物档案的收集

    第六条　凡是本单位或个人在公务活动中形成、获得或者收集的，具有保存利用价值的实物均属实物档案的归档范围。实物档案具体归档范围如下：

    1.上级授予本单位的各种奖状、奖杯、奖牌、锦旗、荣誉证书、光荣册和其他奖品等。

    2.省（部）级以上领导、知名人士、外国友人、华侨、港澳台同胞、有关单位题写或赠送给本单位的题词（手迹）、锦旗、牌匾、字画等。

    3.本单位领导对外交往时收到的重要纪念品。

    4.本单位举办或承办重大活动形成的凭证性实物,包括活动标志、会徽、证件、证书、奖章、纪念品、纪念邮票、纪念信封等。

    5.机构成立以来使用过的牌、匾。

    6.本企业第一批生产的、获奖的及重要的产品样品。

    7.其它有保存价值的实物。

    第七条　实物档案的收集要求：

    1.应归档的实物档案自形成后的次年六月底前向本单位档案管理部门移交；由于特殊原因，应归部门暂时保留的，应先将归档实物移交档案管理部门拍照登记编目，再办理借用手续。

    2.归档的实物要保持整洁、无破损。任何部门和个人不得随意将实物档案损坏、私存或转送他人。

    3.归档的实物应当拍照归档，所拍照片纳入本单位照片档案的管理，两者之间要建立准确、可靠的标识关系。

    4.本单位对外交往中赠送给对方的重要实物，也应当拍照归档。

    5.实物档案所拍的照片按照《黄委声像档案管理办法（试行）》（黄办档[2008]5号）整理。

    第八条　实物档案的保管期限：

    实物档案的保管期限暂定为永久和10年两种。保管期限的划定一般参照文书档案保管期限表执行。

第三章　实物档案分类

    第九条　归档实物的分类：

    1.牌匾类（代码SW1）

    2.奖杯类（代码SW2）

    3.锦旗类（代码SW3）

    4.证书类（代码SW4）

    5.纪念品、工艺品类（SW5）

    6.书画、题词类（SW6）

第四章　实物档案的整理

    第十条　实物档案的整理：

    1.归档实物以件为单位进行整理（成套实物为一件）。归档实物可按物品种类分六类；实物档案较少的单位，可不分类。

    2.归档实物没有明确标明主题和时间的，移交单位或个人应在移交时对实物的主题和时间进行说明。

    3.一个年度内的实物档案按照类别结合时间进行排列；不分类的可按归档时间顺序排列。

    4.归档实物档案档号的编制：归档实物应按类别和排列顺序逐件编制档号，并在不影响实物品像的合适的同一位置粘贴标签，填写档号。归档实物的档号一般由类别代码、年度、件号组成，件号按照历年大流水编制。归档实物的档号有两种格式：

    格式一（分类）：实物档案类别代码－年度－件号（SW1-2007-1…ｎ）

    格式二（不分类）：实物档案代码－年度－件号（SW－2007－1…ｎ）

    5.实物档案目录的编制：归档实物应按分类方案和档号顺序编制实物档案目录。实物档案目录设置档号、题名、实物来源、形成日期、实物类别、归档单位、保管期限、存放地点、互见号、备注等项目（见附表一）。

    实物档案目录应装订成册并编制封面。实物档案目录封面设置全宗名称、实物类别等项目（见附表二），其中全宗名称为必填项，实物类别为可选项。

    实物档案目录及实物档案目录封面的用纸幅面尺寸采用国际标准A4型。

第五章　实物档案的保管和利用

    第十一条　实物档案的保管：

    1.实物档案应设专库或专柜保管。有条件的单位可用专门装具陈列保管。

    2.存放实物档案的库房和架柜应保持整洁，定期除尘，避免实物档案褪色。

    3.易虫蛀、易锈蚀的实物档案要做好防虫、防锈蚀的技术保护，确保实物档案完好无损。

    第十二条　实物档案的利用：

    1.利用实物档案必须严格履行借阅登记手续；对实物档案应定期清点，做到账物一致，发现问题及时查对清楚。

    2.因举办展览等确实需要使用实物档案原件的，须办理借用审批手续。

    3.珍贵的或不易搬动的实物档案，可提供实物档案照片使用。

第六章　附  则

    第十三条  本办法自印发之日起执行，由黄河档案馆（档案信息处）负责解释。

二○○八年九月二十六日

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