本规程适用于由黄委组织召开的全河工作会议、黄河防汛会议、委务会议、水利部在郑安排的由黄委承办的专业性会议等大中型会议。

　　一、会议组织程序

　　（一）工作机构

　　根据会议要求，由委领导主持召集有关方面负责人，研究会议筹备工作，根据会议规模决定是否组成组委会，如成立组委会即确定组成人员及会议工作机构。组委会负责人由委领导或指定人员担任，并由办公室、业务部门负责人担任副主任。一般情况下，组委会下设会务组、文件组、宣传组、生活组、考察组等（亦可根据需要增减），各组组长由组委会指定，组委会副主任按分工指导各组工作。

　　（二）会议预案

　　根据会议内容及委领导意见，组委会组织拟定会议预案，内容包括：

　　1、会议名称

　　2、会议时间、地点、会期

　　3、会议日程、议程

　　4、参加会议人员范围

　　5、会议编组

　　6、会场安排（包括小组讨论会场安排）

　　7、预算编制及生活安排

　　8、文件准备

　　9、工作机构设置，各组驻会人员

　　10、宣传报道

　　11、会议考察

　　12、其他

　　（三）会议筹备

　　根据会议预案，按照分工协作的原则，明确会务组、文件组、宣传组、生活组、考察组等各组职责，组织开展筹备工作。

　　会务组：

　　1、印发会议通知

　　2、落实与会人员名单、编组

　　3、印制《会议指南》、会议证件

　　4、落实会场布置、会议录音、多媒体演示等

　　5、办公用品购置

　　6、会议报到

　　7、会议文件和资料发放

　　文件组：

　　1、起草、修改会议文件、领导讲话，制作多媒体演示文稿，以及会后录音整理和印制

　　2、准备会议主持词

　　3、整理会议记录

　　4、会议文件的印发及规范管理

　　宣传组：

　　1、拟定宣传计划

　　2、联络有关媒体记者

　　3、准备宣传背景资料

　　4、准备新闻通稿

　　5、会议录像、照相等

　　生活组：

　　1、会议食宿安排，包括按规定分配会议代表的住宿、用餐地点和时间、宴请准备等

　　2、交通安排、车辆调度

　　3、外出考察期间食宿安排及车辆调度

　　4、接送站安排及外地会议代表返程票务工作

　　5、会议值班

　　6、医疗安排

　　7、编制会议预算

　　考察组：

　　1、拟定考察线路

　　2、实地勘查，分配考察时间

　　3、收集整理考察点简介

　　4、落实考察车辆及乘坐安排

　　5、落实考察随行工作人员

　　6、落实各考察点准备工作

　　（四）会前检查

　　在会议报到的前1-2天，组委会召集各组负责人，检查落实筹备情况，包括文件准备、与会人员名单、编组名单、食宿安排、会议室安排、会场布置以及考察线路等工作，发现问题及时解决。

　　（五）会议报到

　　会务工作人员提前到会,安排接站，引导参会人员报到、签到，发放证件、文件、材料(各种证件、文件、材料要事先装在文件袋里),安排食宿等。同时掌握报到情况,及时催促有关单位按时报到。对于未按时报到的单位要问明原因，并及时向组委会领导报告报到情况，向会务组提供报到名单。

　　（六）会中服务

　　会议期间，相机召开各组负责人碰头会，组委会各负责人对所分工负责的各项工作，应做到随时检查，随时提醒，确保各项工作不遗漏。会务工作人员应集中精力，细心安排，尽心尽力做好会议各项工作。对当天各项工作，各小组要及时进行检查，同时落实第二天会议的准备工作。

　　1、安排好会议期间的大、小会议。每次会前，会务工作人员应提前半小时到会，如开大会应提前一小时到会，检查落实会场、主席台、音响、话筒、休息室等准备情况，并掌握在主席台就座的领导同志到会情况。同时，还要掌握与会人员进场情况，及时向会议主持人报告。

　　2、做好会议文件、材料的分发工作。报到时应先分发会议主要文件，其他材料陆续分发。

　　3、注意做好会中大、小会议的交叉、变化的通知工作。

　　4、认真做好会议记录和领导讲话、大会发言录音。

　　5、组织安排好会议期间领导同志的各项活动，办好领导随时交办的其他事情。

　　6、做好会议值班。

　　（七）会议结束

　　会议结束后，要认真做好有关善后工作。

　　1、生活组安排离会人员退房、送站。

　　2、宣传组落实会议报道。

　　3、文件组负责会议文件、领导讲话收集、整理、归档工作。

　　4、组委会进行会议组织工作总结。

　　二、筹备工作细则

　　（一）会务组

　　1、拟发会议通知。通知内容力求简明扼要，写清会名、会期、时间、地点，会议主题，参加人员，报到时间、地点，联系单位、电话和联系人，是否带车辆和工作人员、接站等事项，认真核对通知范围。

　　2、落实与会人员名单、编组。各单位报送与会人员名单要认真核对姓名、单位、职务、性别、民族以及其他要求事项，一般用书面形式报送。根据时间要求，及时向未报单位催要，然后打印出会议代表名单，按照会议内容和领导同志意见进行会议编组。

　　3、印制《会议指南》、证件。《会议指南》包括会议日程、会议文件、食宿、乘车安排、座席安排、发言顺序、作息时间、代表名单、宾馆服务、注意事项等，要尽可能详细、清楚，使与会代表一册释疑。若会议日程内容较多，应列出会议当日日程交主持会议领导，一般情况下应为主持会议领导拟写会议主持词。证件包括出席证、工作证、车证等。出席证和工作证要区别颜色。

　　4、根据会议性质和议程确定会场布局。
　　
　　行政工作会议，设主席台，与会领导在主席台上就坐，代表席在主席台下方，面对主席台平行排列。行政工作会议也可根据情况按学术性会议的形式布置。

　　学术性会议，在主席台上两侧设主持席和发言席，其中主持席在面对会议代表的左侧，发言席在右侧。领导席设在会场第一排。若发言人较多，可在主持人座席前摆放话筒，会议期间主持人在座位上主持。

　　研讨、咨询性会议，按圆桌或U字型布置（两长边应有一定的距离），周围按与会人数布置长条桌，可用白色台布突出圆桌或U字型会桌。一般情况下U字开口上方挂会标，一长边（北、东，或根据会场情况）为主座席。若有高级领导与会，可在会标下面设为主席台。圆桌或U字型会场的桌面不宜摆放鲜花。

　　分组讨论会议室，根据具体要求和各组人数确定，宜按圆桌型布置。

　　5、会场安排、会议录音。会场安排包括大会和分组讨论会。大会会场安排包括：会场座位安排、主席台座签摆放、会标、音响、录音、录像、多媒体演示、挂图准备，花卉摆放和领导休息室安排等，应提前2-3天做出安排，并在开会前一天进行检查。主席台按照中间高于两侧、左侧高于右侧的原则摆放座签；听众席的座位可根据单位或部门参加人数，按照区域牌号进行分配，并印制示意图，以便参加会议人员集中就座；音响、录音、录像、多媒体演示、照明等设备，事先要认真调试，保证会中正常运转；休息室要提前30分钟打开，茶水提前10分钟准备好；大会会场周围应设有入场标示或在场外设专人引导入场；上级领导到会要安排专人迎送，与会年老体弱者要进行重点照顾。分组讨论会议室安排根据具体要求和各组人数确定，一般要求会议室座位应多于讨论人数，在讨论的前一天检查落实，如有变更要及时通知代表。

　　根据会议要求，认真做好领导讲话、会议发言录音，确保录音万无一失。

　　6、办公用品。根据会议需要，采购纸张、笔、记录本、文件袋、录音带、胶卷等用品。

　　（二）文件组

　　1、会议文件和领导讲话应提前一周交领导审定，并根据委领导和有关部门意见进行修改（或组织有关领导、专家讨论），最终定稿、印制后交会务组。

　　2、会议主要文件和有关单位上报的工作总结、会议有关材料等要统一格式，规范印制，并在会议通知中提出具体要求和印制样本。对典型、交流材料进行初审和修改。

　　3、及时整理会议录音，经领导审阅后正式印发给有关单位和部门学习贯彻。

　　4、为会议主持撰写的主持词应包括会议目的、与会代表介绍、会议日程介绍和议程进行，在结束时应将会议作简要概括。主持词应提前半天交会议主持人。

　　（三）宣传组

　　1、会议筹备阶段要确定参与会议报道的新闻单位及记者，如有采访安排，应拟定采访提纲，联系采访对象，安排采访时间，准备有关材料等。

　　2、拟定会议宣传通稿和相关背景资料，并于会前及时报会议组委会负责人审核。

　　3、协助媒体记者联络委内采访对象进行专题采访。

　　4、组织会议录像、照像等。

　　（四）生活组

　　1、食宿安排。提前预订代表住房，按照有关规定和代表职级，做好房间安排计划，并留有机动用房；落实用餐方式（自助餐或桌餐），摆放宴请座签，席位安排名单应提前印发给代表，有少数民族会议代表时，应做好少数民族用餐安排。

　　2、交通安排。根据会议要求负责会议车辆调度，保证会议用车。

　　3、接、送站，订票。提前与代表联系到达车次（航班）时间及返程计划，按照谁接站谁送站的原则确定接（送）站领导和工作人员，拟定《会议代表接（送）站安排表》，注明代表姓名、单位、职务、联系方式、车次/航班、到达（出发）时间、随行人数、接（送）站司机和车号、接（送）站工作人员、接（送）站领导、接（送）站出发地点和时间。将表格提前发放到接（送）站工作人员和接（送）站领导手中，由接（送）站工作人员负责联系。

　　4、会议值班。从报到当日开始到代表全部离会期间，实行24小时值班，及时联系解决各种可能出现的问题。

　　5、医疗安排。提前与宾馆医疗室联系，必要时（如外出考察）可安排专职医务人员。应事先了解代表健康状况，准备常用药品。

　　6、会议预算。根据会议要求及安排情况编制详细的会议预算，报委主管领导审批。

　　（五）考察组

　　1、考察组应在会议开始前提前3-5天对考察线路进行查勘，准确了解考察点之间的距离和行车时间，确定考察线路及考察行程中的时间安排，同时应确定考察分组方案及乘车计划。

　　2、搜集印制各考察点介绍材料，协调落实各考察点现场讲解员、展板、欢迎条幅等准备工作。

　　3、考察行程确定后及时协调生活组安排好考察期间的食、宿、行。

　　三、工作要求

　　（一）明确责任，分工协作。

　　会议组织工作繁琐、具体，要求分工明确，落实到人，并根据各自责任，在任务有交叉时搞好协作，注意衔接点的相互配合和补位，绝不能出现推诿、扯皮，更不能出现任务遗漏。

　　（二）统一要求，规范管理。

　　统一规范的会务工作有利于管理，会务工作规范化应注意在会标、标志、文件等方面统一要求，规范格式。

　　（三）规范着装，礼貌待人。

　　会务工作人员服饰装束要庄重、整洁、大方，言谈举止要文明、热情、稳重。

　　（四）严肃纪律，文明会风。

　　倡导文明会风，严肃会议纪律，尤其是对会场纪律要有明确规定，会议期间应关闭手机、传呼机，领导讲话时禁止离开会场或在会场中走动，会场严禁抽烟，必要时可作为会场纪律在《会议指南》中明确提出。

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　二○○四年十二月二日

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